De hoofdregel is dat een partij niet gebonden is aan een overeenkomst als deze is aangegaan door iemand die niet bevoegd is deze partij te vertegenwoordigen, omdat in beginsel een overeenkomst namens een partij slechts worden gesloten door een persoon die bevoegd is om namens de desbetreffende partij op te treden.

Wat als de ondertekenaar niet bevoegd is?

Indien een overeenkomst wordt ondertekend door iemand die aangeeft een bepaalde partij te mogen vertegenwoordigen en daarna blijkt dat niet het geval te zijn, dan is die partij in beginsel niet gebonden aan de overeenkomst. Het antwoord “in beginsel” geeft aan dat er enige ruimte is voor een uitzondering. De hoofdregel is: géén gebondenheid voor de niet-geldig vertegenwoordigde partij, tenzij schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid zich voordoet en waar de andere contractpartij op heeft vertrouwd en die overigens ook toegerekend kan worden aan de partij die niet rechtsgeldig vertegenwoordigd was. Het antwoord op de vraag wanneer een partij er gerechtvaardigd op heeft mogen vertrouwen dat een onbevoegde persoon (de pseudovertegenwoordiger) namens een vennootschap mocht handelen, hangt volgens vaste rechtspraak van de Hoge Raad af van alle concrete en specifieke omstandigheden van het geval. Daarbij zijn zelfs feiten en omstandigheden die zich hebben voorgedaan nadat de “niet rechtsgeldige” overeenkomst tot stand gekomen is van betekenis. Dus niet alleen de feiten en omstandigheden tot aan het moment van het ondertekenen van de overeenkomst zijn van betekenis, ook feiten en omstandigheden die zich later hebben voorgedaan kunnen relevant zijn. Die feiten en omstandigheden dienen wel voor risico van de vennootschap te komen en uit die feiten en omstandigheden moet afgeleid kunnen worden dat het vermeende vertrouwen (schijn van vertegenwoordiging) is ontstaan door toedoen van de vennootschap.

Op basis van voormelde maatstaf kan “met terugwerkende kracht” de toerekenbare schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid ontstaan, ook al ontbrak deze ten tijde van het sluiten van de overeenkomst. Het is daarom voor een contractspartij van belang om niet mee te werken aan de nakoming, respectievelijk uitvoering van een onbevoegd gesloten overeenkomst, als die partij eventueel een beroep zou willen doen op de onbevoegdheid van de pseudovertegenwoordiger. Ten aanzien van de schijn van bekrachtiging merk ik op dat, de schijn van bekrachtiging stilzwijgend kan geschieden en kan worden afgeleid uit het stilzitten, niet reageren of niet protesteren van degene die bevoegd is tot bekrachtiging.

Omdat in het handelsregister nagegaan kan worden wie bevoegd is om een vennootschap te vertegenwoordigen, is het ten sterkste aan te bevelen om voordat u een overeenkomst met een vennootschap sluit het handelsregister te raadplegen. Is hierin vermeld dat iemand vertegenwoordigingsbevoegd is en zijn er geen bijzonderheden vermeld, dan kunt u er over het algemeen vanuit gaan dat de bestuurder wettelijk bevoegd is om een overeenkomst aan te gaan. Betreft het een volmacht, dan is het raadzaam om zekerheidshalve en ten behoeve van de bewijspositie om een afschrift van de volmacht te verzoeken. Immers, voorkomen is beter dan genezen. Om problemen inzake vertegenwoordigingsbevoegdheid en de schijn daarvan te voorkomen is het verstandig om altijd het handelsregister te raadplegen in geval er zaken gedaan gaat worden met nieuwe klanten/relaties. Ook kan het geen kwaad om bij de huidige klanten/relaties nog eens nauwkeurig te verifiëren wie bevoegd is, en zo ja of die bevoegdheid onbeperkt of beperkt is.

Kortom: een overeenkomst kan ook tot stand komen met iemand die niet bevoegd is, maar dan moet het de wederpartij aangerekend kunnen worden dat die de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid heeft gewekt. Of van een dergelijke schijn sprake is hangt af van alle concrete en specifieke feiten en omstandigheden van het geval. De Hoge Raad heeft door alle feiten en omstandigheden van belang te achten, in mijn optiek een groot gewicht toegekend aan de contractuele redelijkheid en billijkheid (voorheen: goede trouw) en dat lijkt mij naar moderne juridische opvattingen zonder meer juist.